Veelgestelde vragen EC Onderzoek

EC Onderzoek is telefonisch bereikbaar tussen 10.00 en 11.00 uur. Voor technische kwesties wordt de voorkeur gegeven aan communicatie per e-mail onder vermelding van het S-nummer, boven telefonische vragen.

Mogen we u eraan herinneren het e-mailadres ecstaf@uzleuven.be uitsluitend te gebruiken voor het verzenden van antwoorden op opmerkingsbrieven. Algemene vragen, indieningen van initiële dossiers, amendementen, jaarverslagen, ... moeten naar het algemene e-mailadres ec@uzleuven.be worden gestuurd.

Gelieve hetzelfde bericht niet naar beide e-mailadressen te sturen.

Ter herinnering: ecsubmission@uzleuven.be bestaat niet meer.

Een belangenconflict in onderzoek verwijst naar situaties waarin financiële of andere persoonlijke overwegingen het professionele oordeel van een onderzoeker bij het uitvoeren of rapporteren van onderzoek in gevaar kunnen brengen, of de indruk kunnen wekken dat dit het geval is. Hierbij willen we de definitie van "belangenconflict" herhalen:

Belangenconflict: de situatie waarin de belangen van een persoon op wie deze wet van toepassing is, de conclusies van een advies/mening zouden kunnen beïnvloeden met als doel het verkrijgen van een recht - of onrechtstreeks (financieel) voordeel (zoals het verwerven van een bepaalde invloed). Het kan hierbij gaan om honoraria, vergoedingen, deelname in de winst of gastvrijheid voor de geïnteresseerde persoon zelf, maar ook voor zijn/haar familie of andere personen met wie hij/zij relaties onderhoudt. De voordelen kunnen ook gaan naar de organisatie waarvoor hij/zij werkt (bijvoorbeeld een universitaire dienst) of waaraan hij/zij is verbonden (bijvoorbeeld een beroepsorganisatie), zoals beurzen, betaling van een personeelslid, toelagen, een leerstoel, etc. https://www.health.belgium.be/sites/default/files/uploads/fields/fpshealth_theme_file/hgr_8891_beheer_belangenconflicten.pdf

EC Research nodigt u uit om mogelijke belangenconflicten te benadrukken in de begeleidende brief. Het is de verantwoordelijkheid van de hoofdonderzoeker om mogelijke belangenconflicten aan te geven. De hoofdonderzoeker wordt daarom verzocht om belangenverstrengeling voor het uitvoeren van het onderzoek door de onderzoeker zelf en alle leden van zijn/haar onderzoeksteam aan te melden in de loop van het onderzoek.

EC Onderzoek vergadert in principe één keer per week, altijd op maandagochtend, en we proberen ons altijd zo goed mogelijk te houden aan de wettelijke deadlines voor het formuleren van ons advies.

Voor meer informatie over off-label gebruik (d.w.z. gebruik van een geneesmiddel buiten de toegestane dosering, leeftijd/patiëntengroep, therapeutische indicatie en/of toedieningsvorm) verwijzen wij u naar de website van het Medisch Farmaceutisch Comité (MFC). Off-label gebruik valt onder de verantwoordelijkheid van de voorschrijvende arts en vereist geen goedkeuring van de EC.

Wanneer een proefpersoon deelneemt aan een klinische studie, mag hij/zij geen andere kosten hebben dan de kosten voor de standaardbehandeling van zijn/haar ziekte. De proefpersoon kan echter wel een vergoeding krijgen voor tijdsinvestering, inspanningen en onkosten zoals reiskosten, maaltijden... De EC zou graag de details willen zien van het totale bedrag dat voor de proefpersonen is voorzien. Daarom moet de sponsor duidelijk specificeren welke onkosten worden vergoed en wat het bedrag van elke vergoeding is, bijv. reiskosten: een vast bedrag per bezoek, het bedrag per km of de vergoeding van de exacte kosten... De EC beveelt aan om het vergoedingsproces zo eenvoudig mogelijk te maken voor de patiënt (bijv. een vast bedrag). Compensatie voor kosten of moeite/tijdsinvestering is mogelijk, maar de compensatie mag niet buitensporig zijn. Voor meer informatie betreffende de richtlijnen over compensatie voor trial deelnemers verwijzen we graag naar de BAREC website: https://barec.be/guidance-on-compensation-of-clinical-research-participants/.

Het gebruik van een loterij voorgesteld als compensatie voor studiedeelnemers is, in overeenstemming met de Loterijwet van 31 december 1851, loterijen, verboden in België tenzij georganiseerd volgens de geldende wetgeving en indien een vergunning werd verkregen. Een loterij wordt gekenmerkt door de bepalende rol van het toeval. De kansen om een prijs te winnen hangen niet af van de (fysieke of intellectuele) capaciteiten van de deelnemers, maar uitsluitend van het lot, en dit is niet toegestaan in België. Dit betekent dat de willekeurige trekking van winnaars uit een pool van deelnemers in principe verboden is, aangezien het element toeval hier volledig en uitsluitend aanwezig is. Om de toepassing van het strafrecht te vermijden, kan men de winkans afhankelijk maken van de vaardigheid van de deelnemer (dus rekening houden met de intellectuele of fysieke capaciteiten van de deelnemer en het resultaat niet louter door toeval laten bepalen), bijvoorbeeld door schiftingsvragen te stellen. Noem het daarom in geen geval "loterij". Een belangrijke nuance hierbij is dat je die vaardigheid of vraag niet zo mag formuleren dat iedereen het antwoord zou weten. Je mag de vereisten van de loterijwetten niet omzeilen door een (te eenvoudige) vraag te stellen waarop iedereen het antwoord weet.

Onderzoekers die een onderzoek willen uitvoeren op lichamen en/of lichaamsmateriaal moeten een aanvraag indienen. Er bestaan verschillende procedures voor het gebruik van a) lichamen van overledenen die hun lichaam hebben afgestaan via hun testament, b) en voor het gebruik van lichaamsmateriaal van levende donoren zonder testament.

a) Procedure voor het gebruik van een lichaam/lichaamsmateriaal dat via een testament is afgestaan

Als u van plan bent een studie uit te voeren op postmortale lichamen/lichaamsmateriaal afkomstig van overleden patiënten die voor hun overlijden via hun testament hebben aangegeven dat ze ermee instemmen dat bepaalde lichaamsmaterialen worden gebruikt voor onderzoek aan de KU Leuven, moet ethisch advies worden ingewonnen via EC Zorg. U moet een aanvraag indienen via EC Zorg, na overleg met de verantwoordelijken van Anatomie. Dit postmortaal materiaal is nooit ziekte specifiek. Bij het indienen van de aanvraag dient u expliciet te vermelden dat: i) het gaat om lichamen die via een testament ten voordele van de wetenschap aan de KU Leuven zijn geschonken; ii) voldaan wordt aan het principe 'lichamen moeten volledig zijn voor de uitvaart', zoals vereist in de richtlijnen van Anatomie. Als het gaat om een kleinere hoeveelheid weefsel die niet aan een individueel lichaam kan worden toegekend, moet dit ook expliciet worden gemaakt in het protocol.

b) Procedure voor het gebruik van lichaamsmateriaal van levende donoren / overleden donoren zonder wilsbeschikking

Andere studies waarbij menselijk lichaamsmateriaal wordt gebruikt, ongeacht of dit afkomstig is van levende donoren of overleden donoren die hun lichaam niet bij testament aan de wetenschap hebben afgestaan, moeten ter goedkeuring worden voorgelegd aan EC Onderzoek (cf. Wet van 19 december 2008 en Wet van 7 mei 2004 inzake experimenten), na validatie door het Centrum voor klinische proeven (CTC). Dezelfde procedure is van toepassing op onderzoeken waarbij 'secundair' gebruik wordt gemaakt van overgebleven menselijk lichaamsmateriaal of onderzoeken waarbij prospectief lichaamsmateriaal van levende donoren wordt verzameld voor onderzoeksdoeleinden.

De EC goedkeuring voor een specifiek project is een jaar geldig. Als er in het eerste jaar na goedkeuring door de EC geen deelnemers zijn geïncludeerd, moet het onderzoek opnieuw worden geëvalueerd door de EC. De inclusie van deelnemers wordt geëvalueerd aan de hand van het jaarlijkse voortgangsrapport. Als de EC niet op de hoogte wordt gesteld van het bovenstaande, zal het onderzoek administratief worden afgesloten.

In overeenstemming met artikel 36 van de wet van 7 mei 2017 moet de onderzoeker een arts zijn in de zin van de wet betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen, gecoördineerd op 10 mei 2015. De onderzoeker mag ook de hoedanigheid van tandarts hebben, in de zin van dezelfde wet, als het gaat om klinische proeven met betrekking tot tandheelkunde.

EC's moeten de geschiktheid van onderzoekers in een klinische proef beoordelen. Zoals hierboven is aangegeven, moeten EC's beoordelen of de onderzoeker die niet aan de locatie is verbonden, geschikt is om de klinische proef uit te voeren. Een uitgebreid en goed opgesteld CV, waarin uw expertise en competenties naar voren komen, is cruciaal om deze geschiktheid te beoordelen.

Er moet onderscheid worden gemaakt tussen klinisch onderzoek (CTR) en experimenten (7 mei 2004).

Voor EudraCT- studies (d.w.z. interventionele klinische proeven met geneesmiddelen voor onderzoek) die onder CTR worden uitgevoerd, moet de hoofdonderzoeker het interview afnemen. Hier is delegatie alleen mogelijk aan een lid van het onderzoeksteam dat arts/tandarts of verpleegkundige is. Dit betekent dat een clinical trial assistent (CTA) die biomedische wetenschappen heeft gestudeerd wettelijk gezien geen interview mag afnemen voor het verkrijgen van geïnformeerde toestemming in het kader van een klinisch onderzoek. Er zijn ook enkele regels met betrekking tot wie de ICF moet ondertekenen, hieronder volgt een overzicht van enkele mogelijke situaties.

Als een verpleegkundige het ICF afneemt, zijn twee handtekeningen vereist, die van de verpleegkundige zelf en van de hoofdonderzoeker.

Als de hoofdonderzoeker het afnemen van het interview delegeert aan een verpleegkundige en het ondertekenen van het ICF delegeert aan een medeonderzoeker die een arts/tandarts is, zijn twee handtekeningen vereist, van de verpleegkundige en van de medeonderzoeker.

Als de hoofdonderzoeker alleen het afnemen van het interview delegeert aan een medeonderzoeker die een arts/tandarts is, is alleen de handtekening van de medeonderzoeker vereist.

Als de hoofdonderzoeker het afnemen van het interview en het ondertekenen van het ICF delegeert aan een medeonderzoeker (die een arts/tandarts is), is alleen de handtekening van de medeonderzoeker vereist.

Experimenten vallen onder artikel 6 van de wet van 7 mei 2004 waarin staat dat de patiënt op een duidelijke en begrijpelijke manier moet worden geïnformeerd. Er wordt niet gespecificeerd wat de kwalificaties moeten zijn van de persoon die de informatie verstrekt. Als het toestemmingsproces duidelijk is beschreven (met de bevestiging dat een arts direct beschikbaar is om eventuele medisch gerelateerde vragen te beantwoorden, mocht een dergelijke vraag door de proefpersoon worden gesteld tijdens het toestemmingsproces) en het duidelijk is dat de persoon aan wie het toestemmingsproces is gedelegeerd, goed is opgeleid (en de taak is gedelegeerd in het delegatielogboek), kan de EC toestaan dat het voeren van het geïnformeerde toestemmingsgesprek wordt gedelegeerd aan leden van het studieteam die volgens de wet van 10 mei 2015 geen beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg zijn (bijvoorbeeld een CTA die biomedische wetenschappen heeft gestudeerd). In overeenstemming met artikel 4.8.8 ICH-GCP moet het ICF worden ondertekend door de persoon die het informed consent interview heeft uitgevoerd. Het ICF moet altijd worden ondertekend door de hoofdonderzoeker of superviserende medeonderzoeker.

Er is een beslissingsboom opgesteld die onderzoekers aan de KU Leuven moet helpen om onderzoeksprojecten in te dienen bij de juiste ethische commissie (EC). Er worden een aantal aanbevelingen gedaan om onderzoekers te helpen bij hun keuze en hen inzicht te geven in hoe het regelgevend kader voor de EC's werkt.

U kunt de beslissingsboom hier vinden.

Op dit moment zijn toestemmingsformulieren (IC-formulieren) alleen beschikbaar voor volwassen deelnemers aan studies. In theorie geven minderjarigen geen toestemming, maar moeten ze wel schriftelijk instemmen met de deelname aan een onderzoek ("assent", aanbevolen vanaf 12 jaar). Natuurlijk moeten ouders altijd toestemming geven voor de deelname van hun minderjarige kind aan een onderzoek, en er moet ook een afzonderlijk IC-formulier voor hen worden verstrekt. We raden over het algemeen aan de structuur van het hoofd-IC-formulier te behouden in het assent-formulier voor minderjarigen, zodat alle belangrijke informatie over het onderzoek is opgenomen (doel van het onderzoek, beschrijving, verloop, vrijwillige deelname, kosten). De secties "stalen", "vertrouwelijkheid" en "verzekering" kunnen kort worden genoemd, maar voor meer informatie kan verwezen worden naar het IC-formulier voor ouders. Daarnaast wordt aangeraden om korte zinnen te gebruiken, geen te moeilijke woorden, eventueel enkele illustratieve afbeeldingen... Op deze manier zal het formulier begrijpelijker zijn voor minderjarigen, zowel wat betreft de inhoud als de taal.

Voor de EC is een IC-formulier voor 0-7 jarigen niet nodig, omdat deze kinderen over het algemeen worden beschouwd als nog niet de leeftijd van onderscheid te hebben bereikt. Bovendien kunnen de meeste van deze kinderen niet (voldoende) lezen.

Voor elk specifiek onderzoeksproject met VIB moet een MTA/DTA ingevuld en ondertekend worden. In samenwerking met CTC zijn templates gemaakt.

Daarnaast is er ook overeenstemming bereikt over een specifieke formulering in de ICF's. Deze is beschikbaar op onze website: https://www.uzleuven.be/nl/ethische-commissie-onderzoek/templates-en-interne-richtlijnen-bij-starten-van-dossier-bij-ec-onderzoek/informed-consent -formulier-icf-opstellen

Op de website van het Clinical Trial Center vindt u een link naar een protocoltemplate voor een retrospectieve studie wanneer UZ Leuven de sponsor is. Vanaf 1 januari 2022 zal het gebruik hiervan verplicht zijn bij het indienen van dergelijke studies bij de EC Onderzoek (of OBC).

Voor de definitie van een retrospectieve studie verwijzen we naar de Wet van 7 mei 2004: een retrospectieve studie is een onderzoek gebaseerd op gegevens uit het verleden die al beschikbaar zijn in bestaande patiëntendossiers, medische dossiers of administratieve dossiers, en waarvoor op geen enkele manier nieuwe gegevens zullen worden verzameld met het oog op dat onderzoek (zie artikel 3, §2 van de Wet van 7 mei 2004).

We willen het volgende benadrukken:

• Gelieve, bij retrospectieve studies, altijd de einddatum van de verzamelde gegevens te vermelden; deze datum moet logischerwijs in het verleden liggen.
• Het hoofd/de staf van de klinische afdeling of het verantwoordelijke zorgprogramma moet op de hoogte zijn en akkoord gaan met dit onderzoek; dit is de verantwoordelijkheid van de hoofdonderzoeker (PI).
• Bij het gebruik van gegevens in retrospectief onderzoek dragen collegialiteit en respect voor het werk en de inbreng van collega's bij aan goede samenwerking. Wij nodigen u daarom uit om bij dergelijk retrospectief onderzoek de collega’s te betrekken die intellectuele inbreng hebben geleverd in uw onderzoek (als medeonderzoeker, co-auteur). Contact opnemen met de behandelende artsen zal ook helpen om te voorkomen dat dezelfde patiënten meer dan eens worden gepubliceerd in casestudies (case reports en case series).
• Wat betreft statistiek in retrospectieve studies:
  • Vermeld altijd de geplande steekproefgrootte in het protocol.
  • Een retrospectieve studie met een kleine steekproefgrootte kan vaak worden beschouwd als een verkennende studie. Verkennende studies vereisen misschien geen strikt statistisch formalisme, maar hun bevindingen moeten met uiterste voorzichtigheid worden geïnterpreteerd. In wezen genereren deze studies hypothesen die moeten worden getest in verdere bevestigende studies. De verkennende aard van een studie moet duidelijk worden vermeld in het protocol en elke latere publicatie.

• Als gegevens worden gedeeld met derden, moet er een overeenkomst voor gegevensoverdracht (DTA) zijn in GDPR termen.

Een case report is een gedetailleerd verslag van de diagnose, behandeling en opvolging van een individuele patiënt. Case reports bevatten ook enkele demografische gegevens over de patiënt (bijvoorbeeld leeftijd, geslacht, etnische oorsprong). Aangezien veel tijdschriften EC/IRB-advies vereisen voor case reports, raden we aan ze rechtstreeks in te dienen bij EC Onderzoek via het registratieformulier. Een sjabloon van het ICF is te vinden op https://www.uzleuven.be/nl/ethische-commissie-onderzoek/templates-en-interne-richtlijnen-bij-starten-van-dossier-bij-ec-onderzoek/informed-consent-formulier-icf-opstellen. Naast het ICF (zonder de naam van de patiënt) vragen we ook om een korte uitleg (begeleidende brief) van de casusbeschrijving te verstrekken. Het ICF kan pas door de patiënt worden ondertekend na indiening bij en goedkeuring door de EC. Zorg ervoor dat je de naam van de patiënt niet aan de EC verstrekt. Ook wanneer je van plan bent een case report te schrijven in het kader van een masterproef, raden we aan dit direct bij de EC in te dienen en, na goedkeuring, het toegewezen S-nummer in SCONE in te voeren.

We verzoeken de hoofdonderzoekers om extra aandacht te besteden aan de begeleidende brief die moet worden ingediend bij elke nieuwe studie of substantiële wijziging bij de Ethische Commissie.

• Gelieve de begeleidende brief specifiek voor UZ Leuven op te stellen door bijvoorbeeld duidelijk aan te geven welke optionele testen van de studie zullen worden uitgevoerd in UZ Leuven (bijv. zal UZ Leuven deelnemen aan de pediatrische studie, aan de PK-studie...?).
• Gelieve ook te vermelden welke sites in België zullen deelnemen.
• De hoofdonderzoeker kan personen van UZ/KU Leuven machtigen om namens hem/haar het onderzoek te ondertekenen en voor te leggen aan de Ethische Commissie. Dit mandaat is één jaar geldig vanaf de datum van de laatste ondertekening op de begeleidende brief van het delegatiemandaat (zie website EC).
• (In het geval van een substantiële wijziging): Gelieve in de begeleidende brief duidelijk de reden voor de substantiële wijziging aan te geven.

Een informatie- en toestemmingsformulier (ICF) moet altijd worden geschreven in een taal die begrijpelijk is voor de deelnemer. Indien informatie voor patiënten wordt ingediend in een taal anders dan het Engels of anders dan de drie nationale talen van België, vraagt EC Onderzoek om een certificaat van een beëdigd vertaler. Als er geen ICF beschikbaar is in de taal van de patiënt, verzoeken we dat er een tolk (onafhankelijk van de commerciële sponsor) aanwezig is gedurende het gehele proces van informatieverstrekking aan de deelnemer. De volgende alinea moet worden opgenomen in het ICF voor de deelnemer (beschikbaar in het sjabloon ICF):

Getuige / Tolk

Ik ben aanwezig geweest gedurende het gehele proces van informatieverstrekking aan de deelnemer en bevestig dat de informatie over de doelstellingen en procedures van de studie adequaat is verstrekt, dat de deelnemer (of de wettelijke vertegenwoordiger van de deelnemer) de studie naar alle waarschijnlijkheid heeft begrepen en dat de toestemming om deel te nemen aan de studie vrijwillig is gegeven.

Naam, voornaam en functie van de getuige:

Datum en handtekening van de getuige/tolk

Een informatief CV is zeer belangrijk om de geschiktheid van de onderzoeker te beoordelen. Vanaf januari 2022 zal de Europese regelgeving van toepassing zijn op alle interventionele klinische onderzoeken met geneesmiddelen (CTR 536/2014). Wanneer de CTR van toepassing is, kan een studie niet worden beoordeeld door de EC van een deelnemende site. Wanneer UZ Leuven een deelnemende site is in een studie, zal de studie worden beoordeeld door een onafhankelijke EC (die mogelijk niet op de hoogte is van jouw expertise) en niet door EC Onderzoek. Een uitgebreid en goed voorbereid CV wordt dan nog belangrijker.

Enkele kernpunten voor een goed en duidelijk CV:

• Diploma's moeten worden vermeld en de belangrijkste ervaring met klinische onderzoeken moet worden gedocumenteerd.

• GCP-training moet worden gedocumenteerd (in het CV of door een GCP-certificaat) met vermelding van de naam van de certificerende organisatie en de datum; het mag niet ouder zijn dan drie jaar.

Een CV-sjabloon ontwikkeld door de Europese Commissie is beschikbaar op onze website.

Training in de ICH GCP-richtlijnen is verplicht voor elke hoofdonderzoeker, maar ook voor elk lid van zijn/haar onderzoeksteam. Het is de verantwoordelijkheid van de hoofdonderzoeker om ervoor te zorgen dat alle leden van het onderzoeksteam adequaat zijn opgeleid. Daarnaast moet de hoofdonderzoeker toezicht houden op het feit dat het onderzoeksteam het onderzoek uitvoert volgens de richtlijnen van ICH GCP.

Op het CV van de hoofdonderzoeker dient expliciet de organisatie en de datum vermeld te worden waarop het meest recente ICH GCP certificaat is verleend (max. 3 jaar), of anders dient een kopie van het ICH GCP certificaat te worden bijgevoegd bij de indiening van het studiedossier .

In een gezamenlijke inspanning hebben de CTC's van alle 7 Belgische academische ziekenhuizen een GCP e-learning ontwikkeld. De opleiding wordt aangeboden via het UZ Leercentrum & KU Leuven Toledo. De training is volledig gevalideerd door TransCelerate en als zodanig zal succesvolle afronding van de kennisbeoordeling resulteren in een internationaal erkend trainingscertificaat dat 3 jaar geldig blijft (of tot de volgende herziening van GCP).

EC Onderzoek accepteert momenteel ook certificaten die zijn behaald na het volgen van een andere online trainingscursus die is goedgekeurd door TransCelerate, bijvoorbeeld op https://globalhealthtrainingcentre.tghn.org/ich-good-clinical-practice/.

Indien de sponsor aanzienlijke wijzigingen aan het protocol wenst aan te brengen na de start van de studie, moeten de redenen voor en details van deze wijzigingen worden ingediend bij EC Onderzoek in een amendement. Wijzigingen worden als substantieel beschouwd als wordt verwacht dat ze een aanzienlijk effect hebben op:

• de veiligheid of fysieke en psychologische integriteit van de deelnemers aan de klinische proef
• de wetenschappelijke waarde van de proef.

Het is aan de sponsor om te beoordelen of een wijziging "substantieel" is.

Het is niet verplicht om niet-substantiële amendementen in te dienen, hoewel het raadzaam is EC Onderzoek op de hoogte te stellen. Deze wijzigingen moeten hoe dan ook worden gedocumenteerd en later worden opgenomen in de indiening, bijvoorbeeld bij de daaropvolgende indiening van een substantiële wijziging.

EC Onderzoek zal u een kennisgevingsbrief sturen bij ontvangst van de niet-substantiële wijziging, maar zal geen ontvangstbevestiging (Acknowledgment of Receipt - AoR) meer sturen.

Een vertaling van een document dat al is goedgekeurd, wordt beschouwd als een niet-substantiële wijziging. De sponsor is verantwoordelijk voor de conformiteit van de documenten in de andere taal met de documenten in het Nederlands. Als het gaat om een vertaling naar een andere taal (anders dan Nederlands, Frans, Duits en Engels), moet er bij indiening een brief van een beëdigd vertaler aanwezig zijn. Deze niet-substantiële wijziging wordt alleen ingediend voor kennisgeving en niet voor goedkeuring. De correcte vertaling in alle andere talen blijft dus de verantwoordelijkheid van de sponsor en kan worden verstrekt bij de volgende substantiële wijziging.

Nieuwe documenten, opgesteld op initiatief van de opdrachtgever, die geen deel uitmaakten van de oorspronkelijke indiening, mogen niet ingediend worden tijdens het initiële evaluatieproces van EC. De nieuwe documenten dienen als amendement te worden ingediend na goedkeuring van het initiële dossier. De nieuwe documenten mogen pas geïmplementeerd worden na goedkeuring van dit amendement.

Voor studies die onder de Wet van 7 mei 2004 vallen, verzoeken wij u om een jaarlijks voortgangsverslag in te dienen. We willen hieraan toevoegen dat dit verslag binnen 30 dagen na de jubileumdatum waarop het gunstige advies is gegeven, moet worden ingediend, en jaarlijks totdat de studie als beëindigd is verklaard. Ook als er geen patiënten zijn opgenomen in de studie in het jaar na goedkeuring door de EC, verwacht de EC een voortgangsverslag met deze informatie te ontvangen.

De indiening van een jaarlijks voortgangsverslag bij de EC volgens ICH GCP is verplicht na ethische goedkeuring. Een voortgangsverslag wordt beschouwd als een verlenging van de EC-goedkeuring, en bij afwezigheid van het voortgangsverslag kan de studie wettelijk worden afgesloten.

Een template is beschikbaar op onze website.

Resultaten van klinische onderzoeken worden door clinici, patiënten en beleidsmakers gebruikt om geïnformeerde keuzes te maken over de voordelen en veiligheid van interventies. Het delen van de methoden en resultaten van alle onderzoeken wordt daarom al lang beschouwd als een ethische en wetenschappelijke plicht.

Vanaf 21 juli 2014 is het verplicht voor sponsors om resultaten van klinische onderzoeken te publiceren in de European Clinical Trials Database (EUCTR). Volgens de richtlijn 2012/c302/03 van de Europese Commissie moeten sponsors ervoor zorgen dat alle sinds 2004 geregistreerde onderzoeken op EUCTR (EMA) hun resultaten binnen 12 maanden na de voltooiing van het onderzoek bekendmaken.

In de BMJ-publicatie van 16 juli 2018 wordt de naleving van de vereiste om resultaten te rapporteren in het EU Clinical Trials Register besproken. Deze publicatie stelt dat de richtlijn van de Europese Commissie onvoldoende nageleefd is geweest. De resultaten van de helft van alle verschuldigde onderzoeken zijn nog niet gerapporteerd. Sponsors die minder onderzoeken uitvoeren en niet-commerciële sponsors zoals universiteiten hebben bijzonder lage rapportagepercentages.

We nodigen u daarom uit om:

• De EC op de hoogte te stellen van het einde van het onderzoek binnen 90 dagen (inclusief bijlage III voor EudraCT-onderzoeken), conform artikel 21 van de Belgische wet van 7 mei 2004 betreffende experimenten op de menselijke persoon. Als het klinische onderzoek voortijdig eindigt, moet die datum worden beschouwd als het einde van het onderzoek;
• Een Klinisch Studierapport (CSR) bij de EC in te dienen met de resultaten binnen één jaar na voltooiing van het onderzoek. In het geval van een EudraCT-onderzoek moeten de resultaten worden gepubliceerd in de EUCTR. Dat rapport in de EUCTR kan worden gebruikt als het CSR voor de EC.

In het algemeen gelden de volgende regels met betrekking tot het rapporteren van een fatale gebeurtenis tijdens een studie die onder de Experimentenwet van 7 mei 2004 valt:

De onderzoeker voorziet de sponsor en de erkende centrale ethische commissie van alle initiële en eventuele aanvullende informatie.

In het geval van het overlijden van een patiënt in UZ Leuven, moet de onderzoeker altijd EC Onderzoek informeren, zelfs als de commissie voor de betreffende studie optreedt als lokale commissie.

Dit is van toepassing op alle prospectieve studies. De wet maakt geen onderscheid tussen een overlijden in een niet-interventionele studie en een interventionele studie. EC Onderzoek wenst echter pragmatisch om te gaan met het melden van fatale gebeurtenissen in observationele registratiestudies waarbij geen verband is met een geneesmiddel en/of apparaat. In deze registratiestudies hoeven fatale gebeurtenissen niet aan de EC te worden gemeld. Voor registratiestudies met een verband met een geneesmiddel en/of apparaat (bijvoorbeeld veiligheids- en effectiviteitsregistraties) zijn de algemene regels zoals hierboven uiteengezet wel van toepassing. De EC verwacht per e-mail het S-nummer van de studie, de doodsoorzaak en het vermoeden of het overlijden al dan niet verband houdt met de studie. Gelieve ons niet de naam van de overledene te verstrekken.

Gelieve contact op te nemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) van UZ Leuven (gdpr@uzleuven.be).

Om continuïteit te waarborgen, verzoekt EC dat de generieke contactgegevens van de DPO van UZ Leuven worden gebruikt in de context van klinisch onderzoek en dat ze als volgt worden vermeld in het ICF: "DPO - UZ Leuven, Herestraat 49, 3000 Leuven, e-mail gdpr.research@uzleuven.be".

Gelieve erop te letten dat anonieme/geanonimiseerde gegevens restrictief worden geïnterpreteerd onder de GDPR: dit betekent dat de betrokkene niet meer identificeerbaar is (door wie dan ook of op welke manier dan ook).

Merk op dat persoonsgegevens die zijn gepseudonimiseerd binnen het bereik van de GDPR vallen. Gegevens die zijn geanonimiseerd worden beschouwd als buiten het bereik van de GDPR:

"Pseudonimisering" betekent de verwerking van persoonsgegevens op een zodanige manier dat de persoonsgegevens niet langer aan een specifieke betrokkene kunnen worden toegeschreven zonder het gebruik van aanvullende informatie, mits dergelijke aanvullende informatie afzonderlijk wordt bewaard en wordt onderworpen aan technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet worden toegeschreven aan een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon

Het doel van pseudonimisering is ervoor te zorgen dat individuen alleen kunnen worden geïdentificeerd met behulp van aanvullende informatie. Hoewel veel definities bestaan en veel technieken kunnen worden toegepast om pseudonimisering te bereiken, vereist het in wezen twee stappen.

1. De directe link tussen de betrokkene en de dataset mag niet worden verbroken, maar moet worden gecodeerd. Zo'n code moet specifiek zijn voor de studie. Het gebruik van een enkele sleutel die uniek is per patiënt over onderzoeksprojecten en studies moet worden vermeden, omdat dit het beschermingsniveau verlaagt.

2. Specifieke elementen in de dataset die indirecte identificatie van de betrokkene zouden kunnen mogelijk maken, moeten worden vervangen, gegeneraliseerd of verwijderd. Om te bepalen welke elementen van de dataset als indirecte identificatoren moeten worden beschouwd, moet u de 18 elementen overwegen die in de Amerikaanse HIPAA zijn vermeld als persoonlijk identificeerbare informatie.

De beginselen van gegevensbescherming zijn niet van toepassing op "anonieme informatie", namelijk informatie die geen betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon of op persoonsgegevens die op zodanige wijze zijn geanonimiseerd dat de betrokkene niet meer identificeerbaar is (door wie dan ook of op welke manier dan ook). Wanneer die betrokkene niet kan worden geïdentificeerd, zal de informatie geen persoonsgegevens vormen en zullen de verplichtingen van de GDPR niet van toepassing zijn. Bij het beoordelen van anonimiteit moet echter rekening worden gehouden met het feit dat de GDPR van toepassing is op direct identificeerbare gegevens (de betrokkene kan worden geïdentificeerd door een naam of een andere specifieke identifier) en op indirect identificeerbare gegevens (de betrokkene kan worden geïdentificeerd omdat de combinatie van verzamelde gegevens het mogelijk maakt om een individu te identificeren). Om identificeerbaarheid te beoordelen, moet allereerst worden overwogen dat gegevens niet anoniem kunnen zijn voor u, terwijl ze niet anoniem zijn voor de houder van de oorspronkelijke brongegevens omdat de mogelijkheid om de link via de oorspronkelijke bron te herstellen behouden blijft. Als er geen sleutel meer in bezit is (door niemand), moet bovendien worden beoordeeld of de rijkheid van de informatie het mogelijk maakt om individuele profielen te identificeren die (met behulp van een aanvullende database, bijvoorbeeld KWS) heridentificatie mogelijk kunnen maken. Voor deze beoordeling zijn de toegangsrechten van de onderzoeker tot de aanvullende informatie irrelevant. De loutere mogelijkheid om databases te combineren (wettig of onwettig) is voldoende om de informatie te kwalificeren als identificeerbaar en dus als persoonsgegevens. Ook in het geval van geaggregeerde gegevens, waar informatie over veel individuen wordt gecombineerd tot brede klassen, groepen of categorieën, moet een soortgelijke beoordeling worden gemaakt, vooral bij een kleine patiëntenpopulatie of zeldzame ziekten. Alleen wanneer elk van deze mogelijkheden om het individu opnieuw te identificeren, kan worden uitgesloten, aanvaardt de GDPR dat informatie anoniem of geanonimiseerd is.