Veelgestelde vragen EC onderzoek

Afkortingen

  • AVG = Algemene Verordening Gegevensbescherming inzake de bescherming van persoonsgegevens
  • CE = Conformité Européenne
  • CTC = Clinical Trial Center
  • DPO = Data Protection Officer (Functionaris voor gegevensbescherming)
  • EAD nummer = Eenmalig Administratief Dossier nummer
  • EC = Ethische Commissie
  • EMD nummer = Eenmalig Medisch Dossier nummer
  • EOT = End Of Trial
  • FAGG = Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten
  • GCP = Good Clinical Practice
  • GDPR = General Data Protection Regulation
  • IB = Investigator's Brochure
  • ICF = Informed Consent Formulier
  • ICH = International Conference on Harmonisation
  • OBC = Onderwijs begeleidingscommissie
  • SAP = Statistical Analysis Plan

Veelgestelde vragen

Onderzoeksprojecten op de menselijke persoon aangaande medisch-wetenschappelijke en gezondheidszorg gerelateerde onderwerpen (klinisch onderzoek), het gebruik van menselijk lichaamsmateriaal voor onderzoek en onderzoek op embryo’s in vitro: aanvraag indienen bij EC Onderzoek nadat het CTC groen licht heeft gegeven. Waar nodig vraagt u ook advies aan de biobankboard.

Masterproeven binnen de groep Biomedische Wetenschappen: deze moeten obligaat aangemeld worden via het scone-platform. In functie van de antwoorden op de gestelde vragen krijgt u advies van OBC, of wordt u verwezen naar de Ethische Commissie Zorg, Ethische Commissie Dierproeven of Ethische Commissie Onderzoek. We willen er u op wijzen dat het de verantwoordelijkheid is van de aanvrager om het dossier zelf in te dienen bij deze commissies.

Onderzoeksprojecten die duidelijk niet onder de wet vallen:

  • deze kan u indienen bij EC Onderzoek nadat het CTC groen licht heeft gegeven, u ontvangt finaal een “geen bezwaar brief” of
  • Bij SMEC indien het onderzoek niet plaatsvindt op de campus van UZ Leuven, er geen UZ patiënten of data of personeel betrokken zijn. SMEC is niet door het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG) erkend als EC. Om u te helpen bij het bepalen van de juiste ethische commissie voor uw onderzoek, verwijzen we naar het document "Beslissingsboom SMEC-EC Onderzoek”. Indien het onduidelijk is of uw onderzoeksproject al dan niet onder de wet valt kan u contact opnemen met één van de stafmedewerkers via ecstaf@uzleuven.be.

De vergaderdata van EC Onderzoek worden niet op voorhand gecommuniceerd. We vergaderen in principe 3 x per maand, steeds op maandagvoormiddag en we trachten ons steeds zo goed als mogelijk aan de wettelijk vastgestelde termijnen te houden om ons advies uit te brengen (d.i. binnen de 28 dagen voor een studie die onder de experimentenwet valt (15 dagen voor een monocentrische fase I studie)).

Nieuwe documenten (die geen deel uitmaakten van het initiële indieningsdossier) moeten na goedkeuring van het initiële dossier als amendement ingediend worden. Na de initiële goedkeuring van een dossier mogen nieuwe of gewijzigde documenten pas geïmplementeerd worden na nieuwe goedkeuring door de EC.

Meer over indienen van een amendement.

Ja, het wijzigen van een hoofdonderzoeker wordt beschouwd als een substantieel amendement op de studie. Bijgevolg is hiervoor een goedkeuring nodig van de ethische commissie alvorens de wijziging toegepast mag worden. Bij een gepland vertrek vragen we dit minimum 4 maanden vooraf in te dienen bij de EC Onderzoek.

Voor onderzoekers die toegelaten wordt tot het emeritaat zal enkele maanden voordien een lijst van alle lopende en afgesloten studies aan betrokkene bezorgd worden.

Er wordt van betrokken onderzoeker gevraagd informatie te bezorgen aan EC Onderzoek en CTC over:

  • welke studies reeds werden afgesloten
  • vorderingsrapporten voor studies waarvoor deze niet het laatste jaar werden bezorgd
  • een amendement voor wijziging van de hoofdonderzoeker voor studies waarvoor er per start emeritaat een andere PI wordt aangesteld.

Voor de financiële afhandeling wordt best een afspraak met CTC gemaakt voor uw vertrek.

Meer over indienen van een amendement.

Een vertaling van een reeds ingediend document wordt beschouwd als een niet-substantiële wijziging. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de conformiteit van de anderstalige documenten met de Nederlandstalige documenten.

Wanneer het een vertaling in een vreemde taal betreft (anders dan Nederlands, Frans, Duits en Engels), dient er een brief van een beëdigd vertaler aanwezig te zijn bij de indiening.

Deze niet-substantiële wijziging wordt enkel ingediend ter notificatie en niet ter goedkeuring.1

1 https://www.afmps.be/sites/default/files/downloads/ozb-575+bijlage-2010-12-22.pdf

De indiening bij het FAGG dient te gebeuren door de fabrikant van het medisch hulpmiddel of door diens gemachtigde wanneer:

  • Het klinische onderzoek uitgevoerd wordt met een medisch hulpmiddel dat geen CE-markering heeft
  • Het klinisch onderzoek uitgevoerd wordt met een medisch hulpmiddel dat wel een CE-markering heeft, maar in het onderzoek gebruikt wordt voor een andere indicatie dan dewelke die reeds aanvaard is.

Volgens ICH-GCP is het verplicht na de goedkeuring door EC een jaarlijks vorderingsrapport te bezorgen aan EC van studies die onder de experimentenwet van 7 mei 2004 vallen. Een vorderingsrapport wordt beschouwd als een verlenging van de EC-goedkeuring en in afwezigheid van het vorderingsrapport kan de studie wettelijk worden afgesloten.

Ook indien er in het jaar na goedkeuring van de studie door EC nog geen patiënten in de studie zijn geïncludeerd, verwacht EC een vorderingsrapport te ontvangen waarin deze informatie wordt vermeld.

Indien er geen jaarlijks vorderingsrapport ingediend wordt, zal EC de studie administratief afsluiten.

De goedkeuring van EC voor een specifiek project is één jaar geldig. Indien er in het jaar na goedkeuring van de studie door EC nog geen patiënten in de studie zijn geïncludeerd, moet de studie opnieuw door EC worden geëvalueerd.

Indien de studie niet binnen het jaar beëindigd is, vereist de ICH-GCP dat een jaarlijks vorderingsrapport aan de EC wordt bezorgd. De goedkeuring wordt bijgevolg jaarlijks stilzwijgend verlengd na ontvangst van elk jaarlijks rapport.

Onder anonieme persoonsgegevens worden die gegevens verstaan die op geen enkele wijze terug te leiden zijn tot een bepaald individu. Anonieme persoonsgegevens vallen niet onder toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming inzake de bescherming van persoonsgegevens (AVG of GDPR).
Let wel : wat een gemiddelde burger begrijpt als een anoniem gegeven, is het daarom nog niet in de zin van de Verordening. Het volstaat immers dat sommige mensen zonder al te veel inspanning een link kunnen leggen met concrete personen opdat een gegeven toch als niet-anoniem wordt beschouwd. Of doordat combinaties van vele gegevens bijna automatisch leiden tot een uniek profiel.

Met pseudonimisering worden gegevens op dergelijke wijze gecodeerd dat ze niet rechtstreeks kunnen worden toegeschreven aan een bepaalde persoon zonder het gebruik van aanvullende gegevens. Hierbij dienen het medisch geheim, de internationale richtlijnen (ICH-GCP) en de Belgische en Europese wetgeving (onder meer de wettelijke vereisten zoals bepaald in de Verordening en de Belgische Wet van 22 augustus 2002 inzake rechten van de patiënt nageleefd te worden.

In het protocol en het ICF van de studie dient duidelijk aangegeven te worden hoe de gegevens verwerkt worden.

Meer informatie over GDPR en de policy van UZ Leuven hieromtrent, kan worden teruggevonden op de intranetpagina http://wiki/display/uzl/GDPR.

Om continuïteit te kunnen garanderen, vraagt de EC om de generische contactgegevens van de DPO van UZ Leuven te gebruiken in het kader van klinisch onderzoek en deze als volgt te vermelden in het ICF: "DPO - UZ Leuven, Herestraat 49, 3000 Leuven, e-mail gdpr.research@uzleuven.be".

De documentatie die bewaard dient te worden zijn alle documenten die gerelateerd zijn aan de studie. Voor een proef is vereist dat alle studie gerelateerde documenten op een veilige plaats 25 jaar gearchiveerd worden.3 Per analogie stelt de EC ook 25 jaar voor in andere experimenten.

3 Verordening nr. 536/2014 van 16 april 2014 betreffende klinische proeven met geneesmiddelen voor menselijk gebruikt (artikel 58)

Algemeen gelden volgende regels in verband met het melden van een overlijden tijdens een studie die valt onder de experimentenwet van 7/5/2004:

  • Over sterfgevallen verstrekt de onderzoeker aan de opdrachtgever en aan de erkende centrale ethische commissie alle initiële en eventueel aanvullende informatie.
  • Als het gaat om een overlijden van een patiënt in UZ Leuven dient de onderzoeker EC Onderzoek steeds op de hoogte te brengen, ook wanneer de commissie voor de desbetreffende studie als lokale commissie fungeert

Bovenstaande geldt voor alle prospectieve studies. De Wet maakt geen onderscheid tussen een overlijden dat voorkomt in een niet-interventionele studie en een interventionele studie.

EC Onderzoek wenst echter pragmatisch om te gaan met het melden van overlijdens in observationele registerstudies waarbij geen link is met een geneesmiddel en/of device. Bij deze registerstudies dienen overlijdens niet gemeld te worden aan de EC. Bij registerstudies waarbij wel een link is met een geneesmiddel en/of device (i.e. safety en efficacy registers) gelden wel de algemene regels zoals hierboven vermeld.

De EC verwacht via mail dat het S-nummer van de studie vermeld wordt, de doodsoorzaak en het vermoeden of het overlijden al dan niet gerelateerd is aan de studie. Gelieve de naam van de overledene niet aan ons door te geven.

Voor meer informatie over off-label gebruik (d.i. het gebruik van een geneesmiddel buiten de vergunde dosering, leeftijds-/patiëntencategorie, therapeutische indicatie en/of toedieningsvorm) verwijzen we graag naar de website van het Medisch farmaceutisch comité (MFC).

Off-label gebruik gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de voorschrijvende arts, hiervoor is geen EC goedkeuring vereist.

Een retrospectieve studie is een studie gebaseerd op gegevens uit het verleden die reeds beschikbaar zijn in bestaande patiëntendossiers, medische dossiers of administratieve dossiers (cf. artikel 3, §2 van de wet van 7 mei 2004).

We vragen om bij het opstellen/indienen van een retrospectieve studie, rekening te houden met onderstaande richtlijnen:

  • Gelieve de protocol template voor retrospectieve studies te gebruiken die opgesteld is door het CTC.
  • Gelieve altijd de einddatum van de verzamelde gegevens te vermelden; deze datum moet uiteraard in het verleden liggen.
  • In UZ Leuven worden heel wat retrospectieve studies uitgevoerd waarbij de patiëntengegevens uit mogelijk verschillende afdelingen worden verzameld. EC vereist om die reden dat de dienstra(a)d(en)/diensthoofd(en)/zorgprogramma vooraf geïnformeerd zijn en akkoord gaan met de uitvoering van de studie. Dit is de verantwoordelijkheid van de PI.
  • Bij het gebruik van gegevens in retrospectief onderzoek, dragen collegialiteit en respect voor het werk en de inbreng van collega's bij tot een goede samenwerking. Wij vragen u dan ook om de collega's die intellectueel onderzoek hebben gedaan bij dit retrospectieve onderzoek te betrekken. Contact opnemen met de behandelende artsen zal ook helpen om te voorkomen dat dezelfde patiënten in case studies meer dan eens worden gepubliceerd.
  • Tot slot vragen wij u om ook aandacht te besteden aan de statistieken die gebruikt worden in retrospectieve studies.

De resultaten van klinische studies worden gebruikt om geïnformeerde keuzes te maken over de voordelen en veiligheid van interventies. Het delen van de methoden en resultaten van alle onderzoeken is daarom erkend als een ethische en wetenschappelijke noodzaak.


Vanaf 21 juli 2014 is het voor de sponsors verplicht om de resultaten van klinische proeven in de Europese databank voor klinische proeven (EUCTR) te publiceren. Overeenkomstig de Europese Commissie richtlijn 2012/c302/03, moet de opdrachtgever ervoor zorgen dat de resultaten van alle proeven die sinds 2004 op het EUCTR (EMA) zijn geregistreerd, binnen twaalf maanden na de voltooiing van de proef bekend worden maken.

Graag vragen we bijgevolg om:
- EC binnen 90 dagen op de hoogte brengen van het einde van de proef (inclusief bijlage III voor EudraCT studies) cfr. Artikel 21 van de Belgische wet van 7 mei 2004 betreffende experimenten op de menselijke persoon. Indien de klinische proef voortijdig eindigt, moet deze datum worden beschouwd als het einde van de proef;

- Een klinisch onderzoeksrapport (CSR) in te dienen bij EC met de resultaten binnen één jaar na de voltooiing van de studie. In het geval van een EudraCT-onderzoek moeten de resultaten eveneens in de EUCTR worden gepubliceerd. Dat rapport in de EUCTR kan gebruikt worden als het CSR voor de EC.

De vraag naar deelname aan een studie zou moeten ontstaan binnen het kader van de arts-patiënt relatie. Bij het adverteren via sociale media bestaat het risico dat vertrouwelijke (medische) gegevens in handen van niet bevoegde personen terechtkomen (sponsor, Facebook, ...) en voor andere doeleinden gebruikt kunnen worden. In het bijzonder wanneer een individu een advertentie kan “liken”, becommentariëren of delen, kan deze persoon identificeerbaar zijn en gelinkt worden aan (deelname aan/interesse voor) een klinische studie of pathologie.

Om deze redenen blijft de EC waarschuwen voor de gevaren van sociale media bij de rekrutering van deelnemers maar kan akkoord gaan met het gebruik van sociale media wanneer dit in een zeer beveiligd kader kan gebeuren.

Daarom vragen we uw expliciete aandacht voor volgende punten:

  • Door het blokkeren van alle sociale links zoals “liken, becommentariëren, delen” in de advertentie vermijdt u het verzamelen van identificerende en/of vertrouwelijke (medische) gegevens buiten de context van de arts-patiënt relatie.
  • Rechtstreeks contact tussen bedrijven (of vertegenwoordigers ervan) en potentiële deelnemers is niet toegelaten en daarom wordt geen link voorzien naar online oriënterende bevragingen (preliminaire screening) van potentiële kandidaten. De potentiële kandidaat dient zelf het initiatief te nemen om al dan niet contact op te nemen met arts/studiecentrum omtrent een bepaalde studie.

Ja, een GCP training is noodzakelijk voor elke hoofdonderzoeker. Dit moet vermeld worden in het CV van de hoofdonderzoeker dat initieel bij de studie ingediend wordt, inclusief de datum van het behalen van het certificaat (maximum 3 jaar oud indien het certificaat behaald werd na de GCP-training georganiseerd door de Groep Biomedische Wetenschappen KU Leuven) en de organisatie waarbij het certificaat behaald werd.

Om u in te schrijven als KU Leuven medewerker dient u een account aan te vragen.
U kunt een account aanmaken door de volgende link te openen: www.uzleuven.be/leercentrum. Klik vervolgens op ‘externe medewerkers’.
Het maken van een account is verplicht voor elke deelnemer.

De eerstvolgende sessie zal doorgaan op 10 september 2021 (online).

EC Onderzoek vraagt om minstens eenmaal de volledige GCP-training georganiseerd door de Groep Biomedische Wetenschappen KU Leuven te volgen (training door Dr. Klingman). Bovendien is er de mogelijkheid om enkel het examen af te leggen zonder opnieuw de volledige dag training te moeten doorlopen.

EC Onderzoek aanvaardt momenteel ook certificaten die verkregen zijn na het volgen van een online training die goedgekeurd is door Transcelerate, bijvoorbeeld via https://globalhealthtrainingcentre.tghn.org/ich-good-clinical-practice/. Deze cursus kan vooral een interessant alternatief zijn voor mensen die de opleiding met Dr. Klingman reeds gevolgd hebben en nu hun certificaat moeten hernieuwen. Het biedt ook een mooie tussenoplossing voor de mensen waarvoor geen plaats meer is om de F2F opleiding bij te wonen.

Na doorlopen van deze online training volgt een quiz waarop men 80% moet scoren om het certificaat te kunnen bekomen.Deze online training module leidt tot een 3-jarige certificatie die dan ook erkend is door de meerderheid van de pharmabedrijven die in België werkzaam zijn.

Mocht u verder nog vragen hebben over uw inschrijving, neem dan contact op met mevrouw Hilde Huyghe (hilde.huyghe@uzleuven.be / 016 341999 ).

Alle menselijk lichaamsmateriaal dat na 1NOV2018 wordt verzameld en/of gebruikt (of bestemd is voor een "gebruik") voor wetenschappelijk onderzoek, moet voldoen aan de criteria die worden opgelegd door de wet van 19DEC2008 en het daarmee samenhangende koninklijk besluit van 5JAN2018. Alle studies/projecten waarin menselijk lichaamsmateriaal verzameld wordt, wordt opgeslagen en/of wordt gebruikt in UZ/KU Leuven (inclusief VIB-KU Leuven), moeten daarom worden goedgekeurd door de UZ/KU Leuven Biobank. Hiervoor dient uw dossier ook te worden ingediend bij wbb@uzleuven.be. Dit is ook geldig voor historische collecties van menselijk lichaamsmateriaal die voor 1NOV2018 werden verzameld en waarvan het materiaal nu (of in de toekomst) bedoeld is voor gebruik ikv wetenschappelijk onderzoek.

Voor nieuw opstartende studies/projecten dient deze indiening te gebeuren na het verkrijgen van een S-nummer door het CTC en vóór de indiening bij het EC onderzoek. Zonder goedkeuring door de biobank is uw dossier niet ontvankelijk bij het EC onderzoek.

Voor historische collecties kan de biobank goedkeuring retrospectief gebeuren, waarbij de mogelijkheid bestaat dat eventuele aanpassingen ook onderworpen moeten worden aan bijkomende evaluatie door het EC onderzoek, teneinde de collectie in overeenstemming te brengen met het huidig wetgevend kader omtrent menselijk lichaamsmateriaal en GDPR.

Indien u hierover vragen heeft, kan u meer informatie terugvinden op https://www.uzleuven.be/en/uz-kuleuven-biobank of contact opnemen met de biobank (wbb@uzleuven.be of 016/34 61 93).

Nee, voorlopig zijn er enkel IC formulieren voor volwassen studiedeelnemers beschikbaar.

Formeel geven minderjarigen zelf geen toestemming maar moeten wel schriftelijk kunnen instemmen met deelname aan een onderzoek (“instemming” of “assent”, aangeraden vanaf 12 jaar). Uiteraard moeten de ouders steeds hun akkoord geven (“toestemming” of “ consent”) voor deelname van hun minderjarige kind aan een studie en dient ook voor hen een apart ICF voorzien te worden.

We raden globaal aan om de opbouw van het main ICF te behouden in het instemmingsformulier voor minderjarigen zodat alle belangrijke informatie over de studie vermeld wordt (doel van de studie, beschrijving, verloop, vrijwillige deelname, kosten). De rubrieken “stalen”, “vertrouwelijkheid” en “verzekering” kunnen kort vermeld worden maar voor meer informatie kan er verwezen worden naar het ICF voor de ouders. Voor het overige worden er best korte zinnen gebruikt, geen te moeilijke woorden, eventueel enkele afbeeldingen ter illustratie… Op die manier wordt het formulier inhoudelijk maar ook taalkundig verstaanbaarder voor minderjarigen.

Voor de EC is het ICF voor 0-7 jarigen overbodig, gezien deze kinderen doorgaans worden geacht de jaren des onderscheids nog niet te hebben bereikt. Bovendien kunnen de meeste van deze kinderen niet (voldoende) lezen.

We would like to stress the importance of a scientifically valid protocol, including clear research questions and objectives, description of primary and secondary endpoints/outcome. A endpoint/outcome variable is a characteristic of the patient that will be measured during the study. Typically, the objectives of a study are statement regarding the main outcome. For instance, the main endpoint/outcome of study may be patient survival at 1 year, defined as 1 if the patient was alive 1 year after finishing the treatment and zero otherwise. The main objective of the study can then be formulated as, for instance: To demonstrate that the proportion of patients that have survived at 1 year is larger in the experimental group than in the control group.

A description in the protocol about the number of participants (sample size) that will be included and why this number was chosen, is very important. The sample size calculation is typically based on a statistical procedure (test, confidence interval, model, etc). Basically, one calculates the sample size necessary to assess the main objective of the study through the use of a statistical test or model. There should be a clear correspondence between the sample size of the study, the main objective and the analysis of the data. The model/tests used to calculate the sample size will define the main analysis that will be carried out with the data of the study. When describing the sample size calculation one should clearly state the outcome used, the statistical test or model employed, the level of significance, the power, as well as the effect size and the estimates for all necessary parameters. One should also state how the estimates of the parameters used in the sample size calculation were obtained.

The statistical analysis plan should obviously contain the test/model used for the sample size calculation. It should also contain a description of any other analysis that will be carried out. It is important to clearly state which analysis will be confirmatory (analysis carry out to assess the objectives of the study main and/or secondary) and which ones will be merely descriptive. It is strongly advisable to do so for each study objective separately, rather than merely including a generic list of statistical tools. The analysis plan should include information on how missing data will be handled.

Exploratory studies may not require a rigorous statistical formalism but their findings will have to be interpreted with extreme caution. Essentially, these studies generate hypotheses that will need to be tested in further confirmatory studies. The exploratory nature of a study should be clearly stated in the protocol and any subsequent publication. Please also clearly state the method of participant sampling.

EC would like to direct you to the following website of the “Leuven Biostatistics and statistical Bioinformatics Centre (L-BioStat)”: https://gbiomed.kuleuven.be/english/research/50000687/50000696.

To all researchers of the Group Biomedical Sciences, L-BioStat offers consultation to provide statistical advice on various methodological and statistical aspects of the research project. Free advice is provided through scheduled one hour consulting appointments. Further, it also offers in-depth collaborative consulting, including analysis of data, writing of a statistical report and incorporation of the results in (an) article(s)

You can also discuss/collaborate with colleagues from several departments in KU Leuven with extensive biostatistical expertise, both in Biomedical Sciences as in the other groups.

Naast de noodzakelijke documenten die bij EC ingediend moeten worden voor evaluatie van een studie, verwachten we bijkomend dat:

  1. De Template (MTA) bij elk specifiek onderzoeksproject met VIB aangepast en ondertekend wordt;
  2. Het ICF aangevuld wordt met specifieke paragrafen. Specifieke richtlijnen voor het aanvullen van het ICF voor studies met UZ Leuven als opdrachtgever en VIB betrokken als partner, kan hier worden teruggevonden.

De GDPR-vragenlijst moet worden ingevuld voor elke studie of elk onderzoeksproject waarvoor UZ/KU Leuven optreedt als sponsor of als deelnemende site en waarin persoonsgegevens worden verwerkt.

Indien u een wijziging wilt indienen bij EC voor een onderzoek waarvoor nog geen GDPR-vragenlijst is ingevuld omdat dit op dat moment niet nodig was ("pre-GDPR": vuistregel dit betreft onderzoeken met een S-nummer aangemaakt voor "S63291"), vragen wij u om het GDPR-aspect van het onderzoek te regulariseren door bij de volgende wijziging van die studie de GDPR-vragenlijst in te dienen bij EC (en, indien van toepassing, een gewijzigd ICF met de juiste GDPR-formulering).

Indien KU Leuven opdrachtgever is van uw studie, dient de "PRET"-vragenlijst ingevuld te worden, deze is beschikbaar via https://www.kuleuven.be/pret.

EC vraagt om de "geaccepteerde" vragenlijst te bezorgen bij de indiening van het dossier. Enkel wanneer de PRET-vragenlijst de status "accepted" heeft, kan het dossier ontvankelijk verklaard worden.

Meer informatie is terug te vinden op deze pagina.

Laatste aanpassing: 1 juni 2021