Hoe dossier en documenten indienen bij EC onderzoek

Algemene opmerkingen

  • Een dossier kan enkel ontvankelijk verklaard aan de hand van elektronische documenten.
  • Een dossier kan slechts ontvangen worden op vrijdag voor 12 uur en op andere werkdagen vóór 17 uur. Nadien ontvangen aanvragen zullen beschouwd worden als ontvangen op de eerstvolgende werkdag.

Richtlijnen voor elektronische indiening

Richtlijnen voor indiening op CD-ROM

  • De CD-ROM moet een elektronische versie van alle ingediende documenten bevatten.
  • Voor documenten die ondertekend moeten worden (begeleidend schrijven, aanvraagformulieren betrokken diensten, protocol signature page, CV's, laatste pagina van het EudraCT formulier, verzekeringscertificaat) dient een ingescand exemplaar met handtekening op de CD-rom geplaatst te worden.
  • De CD-rom moet voorzien worden van een etiket met studietitel/naam en emailadres hoofdonderzoeker UZ Leuven/protocolnummer/eventueel EudraCT of S-nummer
  • De elektronische documenten dienen over specifieke mappen (files) te worden verdeeld. Zie “Mappenstructuur voor opstellen van dossier bij EC onderzoek”
  • U zal via e-mail een bewijs van ontvangst van uw CD-rom ontvangen.
  • Een dossier kan pas ontvankelijk verklaard worden indien het volledig en correct ingediend werd.
  • Na inzage van de documenten zal bij een onvolledige indiening (niet-ontvankelijk dossier) via mail een overzicht bezorgd worden van de ontbrekende documenten.
  • Na inzage van de documenten zal bij volledige indiening (ontvankelijk dossier) de wettelijk voorziene procedure starten (waarbij de datum van ontvankelijkheid = dag 0).

Richtlijnen voor indiening via mail (max. 2 mails per indiening) en via Eudralink

  • Indiening van documenten via Eudralink wordt aanvaard. Indieningen via elke andere paswoord-beschermde website worden niet aanvaard.
  • De verschillende documenten die het dossier bevat (zie de pagina's van deze website die betrekking hebben op ‘opstellen van het dossier') worden in onderscheiden bijlagen toegevoegd aan een mail aan ec@uzleuven.be, dit mag via een zip-file.
  • In het onderwerp(subject)-vak van de mail wordt een referentie opgenomen van de studie (S-nummer, protocolnr, EudraCTnummer,...)
  • De documenten waarbij een handtekening vereist is (begeleidend schrijven, aanvraagformulieren betrokken diensten, CV onderzoeker, eventueel EudracT formulier) worden ingescand alvorens toe te voegen in bijlage(n).
  • De elektronische bijlagen dienen een naam (file-name) te krijgen die verwijst naar de respectieve inhoud van elke file.
  • U zal via reply op uw e-mail een bewijs van ontvangst van uw e-mail en bijlagen ontvangen.
  • Een elektronisch dossier kan pas ontvankelijk verklaard worden indien het volledig en correct ingediend werd.
  • Na inzage van de documenten zal bij een onvolledige indiening (niet-ontvankelijk dossier) via mail een overzicht bezorgd worden van de ontbrekende documenten.
  • Na inzage van de documenten zal bij volledige indiening (ontvankelijk dossier) de wettelijk voorziene procedure starten (waarbij de datum van ontvankelijkheid = dag 0).
Laatste aanpassing: 24 januari 2020