FAQ - klinische studies ziekenhuisapotheek

Op het volgende mailadres of telefoonnummer kan u terecht met al uw algemene vragen, vragen in verband met de opstart en opvolging van een studie, audit/inspecties, …:

• apo_studies@uzleuven.be
• +32 16 34 12 45

Voordat een studie opgestart kan worden in de ziekenhuisapotheek, dient er een aanvraagformulier apotheek ingediend te worden. Deze aanvraag kan ingegeven worden via de website van UZ Leuven onder Klinische studies ziekenhuisapotheek – Nieuwe klinische studie aanmelden.

Voor een GGO-studie bestaat er een specifiek aanvraagformulier voor GGO studies. De apotheek gaat de haalbaarheid van de studie na en zodra het aanvraagformulier wordt goedgekeurd door de ziekenhuisapotheek kan er een site initiatie visite plaatsvinden voor de studie.

Op het onderstaande adres mogen alle leveringen van Investigational medicinal product (IMP)/materiaal voor de klinische studies aangeleverd worden:

• UZ Leuven Apotheek magazijn
• Vermelding protocol nummer of S-nummer
• Tav Stefanie Goris (klinische studies)
• Herestraat 49
• 3000 Leuven

Het magazijn is iedere werkdag geopend vanaf 8.00 tot 16u00.

Het is niet toegelaten om reeds IMP te leveren aan de ziekenhuisapotheek alvorens de initiatievisite (SIV) heeft plaatsgevonden in de apotheek. Deze leveringen zullen niet in ontvangst genomen worden en worden ook niet in quarantaine geplaatst. De koerier dient deze zendingen opnieuw mee te nemen.

De ziekenhuisapotheek is enkel toegankelijk voor personeel werkzaam in de ziekenhuisapotheek. De toegangscontrole verloopt via een badgecontrole.

Indien een licentie- of stamnummer van de ziekenhuisapotheek nodig zou zijn voor de sponsor, kan dit via mail worden opgevraagd via apo_studies@uzleuven.be.

Nee, enkel activiteiten in kader van een klinische studie die geen GMP vergunning vereisen mogen uitgevoerd worden door ziekenhuisapotheek (zie omzendbrief 596).

Indien apothekers of apotheekassistenten toegang moeten krijgen tot het I(X)RS systeem, zullen de contactgegevens voor het aanvragen van deze toegangen pas gegeven worden tijdens de initiatievisite van de studie.

De ziekenhuisapotheek voorziet continuïteit in het afleveren van studiemedicatie tijdens het weekend, op feestdagen en buiten de openingsuren (tussen 17u – 8u30) van de ziekenhuisapotheek klinische studies voor lopende patiënten. Tijdens deze periodes mogen geen nieuwe patiënten worden opgestart. Tijdens de wachtdienst is het team van de klinische studies niet beschikbaar en zal de wachtapotheker de studiemedicatie afleveren op basis van de procedures opgesteld door het team van de klinische studies.

UZ Leuven apotheek beschikt over interne accountability logs die voor alle studies worden gebruikt. Om uniformiteit en transparantie te creëren voor al de lopende studies binnen de apotheek klinische studies worden er geen wijzigingen aan deze accountability logs aangebracht. De patiënt specifieke logs worden aangevuld door de studiecoördinator.

Op de accountability log zijn volgende onderdelen terug te vinden:

• Werknaam van de studie: deze naam wordt vastgelegd in overleg met de studiecoördinator voor intern gebruik
• Protocolnummer, naam PI en site nummer
• Beschrijving van het IMP (naam, sterkte, farmaceutische vorm), batch nummer en exp. date
• Datum van levering en initialen persoon ontvangst
• In geval van kitnummers: Medicatienummer
• Zonder kitnummers: Hoeveelheid ontvangen / Hoeveelheid afgeleverd / Balans
• Datum van aflevering + initialen persoon die aflevert
• Subjectnummer
• Hoeveelheid die wordt vernietigd/wordt teruggestuurd
• Datum return en vernietiging + initialen uitvoerder
• Verificatie van de CRA (initialen en datum)
• Versiegeschiedenis en paginanummering

De apotheek kan zelf geen labels aanmaken. Indien er labels nodig zijn, dienen deze voorzien en aangeleverd te worden door de sponsor. Wanneer een product als standard of care (SOC) wordt beschouwd, wordt het product niet gelabeld aangezien dit via de commerciële, reguliere weg verloopt. De apotheek klinische studies komt niet tussen bij SOC medicatie.

Standard of care (SOC) medicatie is de medicatie die volgens de richtlijnen algemeen geaccepteerd zijn voor de behandeling van een bepaalde ziekte of conditie. De aflevering van deze medicatie verloopt via de reguliere ziekenhuisapotheek. Aangezien de klinische studies apotheek niet tussenkomt in deze aflevering is het niet mogelijk om voor deze producten leveringsdocumentatie, accountability en labeling te voorzien. De reguliere wetgeving wordt gevolgd.

Aangezien de ziekenhuisapotheek van UZ Leuven geen GMP-vergunning heeft, mag de apotheek enkel medicatie reconstitueren voor toediening aan patiënten in het eigen ziekenhuis. De ziekenhuisapotheek mag geen placebo/IMP capsules/tabletten bereiden, … of bereidingen uitvoeren. Indien dit in het kader van een onderzoek nodig is, dient contact met externe bedrijven opgenomen te worden.

Aangezien de ziekenhuisapotheek van UZ Leuven geen GMP vergunning heeft mag de apotheek van UZ Leuven niet tussenkomen in de reconstitutie voor multicentrische studies. De apotheek mag enkel reconstitutie voor eigen patiënten uitvoeren. Verder beschikt de apotheek ook niet over een distributievergunning om de distributie naar andere centra te vervolledigen. Meer informatie over activiteiten die uitgevoerd mogen worden zonder GMP vergunning staan beschreven in de omzendbrief 596.

Een Site initiatie visite (SIV) is verplicht voor alle studies waarbij stockage van studiemedicatie in de apotheek plaatsvindt. Dit geldt zowel voor commerciële als academische studies. Voor transit studies voert de apotheek klinische studies beperkt aantal taken uit die niet studie-specifiek zijn. Omwille van deze reden wordt er geen Site Initiatie Visite (SIV) vereist voor een transit studie in de apotheek. Indien de sponsor echter een initiatievisite voor een transitstudie vereist bij de apotheek, kan deze in samenspraak met apotheek plaatsvinden. De SIV beperkt zich tot informatie die nodig is voor de activiteiten van de dienst.

Voor transit studies voert de apotheek klinische studies slechts een beperkt aantal taken uit die niet studie-specifiek zijn. De overige activiteiten worden gedelegeerd naar de studiecoördinator. Onder deze beperkte taken wordt verstaan het ontvangen van studiemedicatie waarbij de medicatie door het teamlid tijdelijk in de juiste bewaarcondities geplaatst tot een studiemedewerker van de dienst de medicatie komt ophalen. Voor transit studies is de apotheek niet verantwoordelijk voor het bevestigen en inschrijven van de leveringen, het opvolgen van temperatuurexcursies tijdens transport/stockage, bijhouden van accountability en het uitvoeren van destructies.

Een afspraak voor een monitoring visite, close-out visite, site initiatie visite of GMO bereiding kan ingeboekt worden via de website van UZ Leuven onder Klinische studies ziekenhuisapotheek – Afspraak maken. Via het online boeking systeem kan u het gewenste type afspraak kiezen en een gewenst tijdstip kiezen voor uw afspraak.

Visites in kader van een audit kunnen niet via het online boeking systeem ingeboekt worden. Hiervoor dient contact opgenomen te worden met dienst klinische studies.

Indien ‘first patient visit’ en geen sloten binnen vooropgesteld venster beschikbaar, kan er een contact opgenomen worden met apo_studies@uzleuven.be.

Contacteer de apotheek klinische studies onmiddellijk wanneer er een audit zal plaatsvinden. Aangezien UZ Leuven een groot centrum is met een groot aantal lopende studies dient er tijdig contact opgenomen te worden in geval van een audit.

Pharmacy  binders en eventuele quickboxen met voorschriften worden ten minste 25 jaar bewaard na het beëindigen van een klinische studie. De eerste jaren worden deze bewaard in het magazijn van de ziekenhuisapotheek. Bij het overschrijden van de stockagecapaciteit worden de oudste dossiers overgebracht naar de externe archiveringsfirma Oasis te Turnhout. Overige documentatie die geen betrekking heeft tot de apotheek wordt door de site apart bewaard. Pharmacy binder wordt niet samen met investigator file gearchiveerd.

De studiemedicatie wordt geleverd in het magazijn van de apotheek. Niet-gekoelde medicatie en/of gekoelde medicatie worden na ontvangst in het magazijn op een transportkar geplaatst en via intern transport naar de apotheek gebracht. Gekoelde medicatie die niet in een koelbox wordt aangeleverd wordt in een koelkast in het magazijn bewaard tot het moment van transport naar de apotheek. Leveringen van dry-shippers met studiemedicatie die bij temperaturen van <-80°C bewaard moet worden, worden rechtstreeks aan de apotheek bezorgd.

Een levering kan enkel bevestigd worden wanneer er analyse certificaat werd ontvangen aangezien dit een vereiste is volgens GMP annex 13.

Bij leveringen buiten de kantooruren van het magazijn en in het weekend dient de koerier zich aan te melden bij het loket van de apotheek of aan de balie in de ontvangsthal indien het loket gesloten is. De apotheker van wacht wordt in dit laatste geval gecontacteerd. De apotheker van wacht kan de studiemedicatie in ontvangst nemen, of verzoeken om de medicatie te leveren op een afgesproken tijdstip.

Medicatie voor een transit studie wordt aangeleverd bij het magazijn en via intern transport aan de apotheek klinische studies bezorgd. Indien van toepassing voert een lid van de klinische studies de initiële controle van de temperatuurmonitor uit zonder deze af te duwen. De studiemedicatie wordt tijdelijk gestockeerd onder de juiste temperatuurvereisten. Een lid van de klinische studies registreert de transitlevering in intern elektronisch systeem waardoor de medewerkers op het trialbureau vernemen dat de medicatie werd geleverd in de apotheek en dat deze opgehaald kan worden met het betreffende document.

Al de medicatie die aangeleverd wordt voor klinische studies, wordt afgescheiden van de commerciële medicatie bewaard. De apotheek klinische studies beschikt over bewaarruimtes die volledig afgezonderd zijn van de reguliere apotheek. Indien de medicatie in quarantaine geplaatst dient te worden omwille van temperatuurexcursies, vervaldata, … wordt deze medicatie in een quarantaine zone bewaard afgezonderd van de voorraad studiemedicatie.

Nee, apotheek heeft een eigen intern systeem voor temperatuurbewaking tijdens stockage. Dit volstaat op basis van GCP vereisten. Dit wil zeggen dat de apotheek geen rekening houdt met het gebruik van extern aangeleverde continue temperatuurloggers die blijvend aanwezig zijn tijdens stockage (vb. Mini-Tag®), alsook het gebruik van extern aangeleverde tablets of andere apparaten ter opvolging van temperatuur tijdens stockage.

Gebruikte en niet-gebruikte studiemedicatie kan op vraag van de sponsor lokaal vernietigd worden. De apotheker klinische studies heeft een geschreven procedure van het destructieproces. Deze procedure is beschikbaar op aanvraag.

Zoals beschreven in onze procedure van destructie, wordt er geen destructiecertificaat opgesteld door de apotheek. Ook de firma Indaver, die de medicatie zal vernietigen door middel van verbranding, stelt geen destructiecertificaat op. In bepaalde gevallen is een destructie van medicatie op dienst mogelijk (bv. bij transit studies). Er is namelijk eenzelfde destructie beleid geldig ziekenhuisbreed.

Op vraag van de sponsor kan gebruikte en niet-gebruikte studiemedicatie terug gestuurd worden naar de sponsor of naar een depot. Hierbij worden de instructies van de sponsor gevolgd maar de CRA/sponsor is verantwoordelijk voor de administratieve stappen (bv. labels, tansport, ...).

Teruggebrachte, gebruikte of ongebruikte, studie medicatie kan enkel worden meegebracht naar apotheek ter destructie/return op dag van geplande monitoring visite door de CRA of dag voor de MOV door de studiecoördinator in geval van unblinded CRA. In apotheek kan er geen teruggebrachte studie medicatie door patiënt bewaard worden.

Alle leveringen van klinische studies dienen te gebeuren in het magazijn van de ziekenhuisapotheek. Het is niet mogelijk om onmiddellijk de shipping box en de uitgelezen temptale mee te nemen door de koerier. De temptale wordt door team klinische studies uitgelezen en gegevens worden bezorgd aan sponsor. De volgende werkdag kan de shipping box en indien van toepassing temptale opgehaald worden in magazijn van de ziekenhuisapotheek, indien er return documenten hiervoor aanwezig zijn in de shipping box.

Studiemedicatie kan onder volgende temperatuurcondities bewaard worden:

• Kamertemperatuur: 15°C – 25°C
• Koelkast/koelkamer: 2°C- 8°C
• Diepvries: -15°C tot -25°C
• Ultravriezer: -70°C tot -90°C

Elke koelkast, diepvriezer, ultravriezer en ruimte op kamertemperatuur waarin studiemedicatie bewaard wordt, is uitgerust met een AeroScout Sensor Tag. Dit wordt als primair registratie systeem gebruikt. De gegevens worden iedere 10 minuten geregistreerd.

Elke werkdag wordt de temperatuur gecontroleerd door een lid van het team klinische studies aan de hand van de gegevens van de AeroScout Sensor Tags.

De AeroScout Sensor Tags worden als primair systeem gebruikt. Indien er een probleem zou zijn met een AeroScout Sensor Tag kan het gebouwenbeheersysteem (GBS) geraadpleegd worden. Dit wordt als back-up systeem gebruikt.

Indien een toestel (koelkast, diepvries,..) defect is, heeft de technische dienst vervangtoestellen ter beschikking. De studiemedicatie wordt zo snel mogelijk in het vervangtoestel geplaatst.

Bij het over- of onderschrijden van de ingestelde limietwaarde wordt er door de AeroScout Sensor Tag onmiddellijk een alarm gegenereerd. De apotheek klinische studies wordt meteen telefonisch verwittigd.

Indien er een alarm wordt gegenereerd buiten de kantooruren, gedurende het weekend of op feestdagen wordt de apotheker van wacht telefonisch verwittigd.

Het toestel wordt door de persoon die de melding ontvangen heeft visueel gecontroleerd. Indien het probleem onmiddellijk verholpen kan worden (bv. de deur van het toestel stond open) of indien er geen onmiddellijke oorzaak van de melding zichtbaar is (toestel werkt normaal) dan is er geen verdere opvolging nodig.

Bij elke temperatuurexcursie wordt de studiemedicatie van het betrokken toestel of de betrokken ruimte in quarantaine geplaatst, onder de vereiste temperatuurcondities. De Sponsor en/of CRA van de betrokken studie(s) worden schriftelijk op de hoogte gebracht. Er wordt steeds een quarantaine document ingevuld.

Wanneer de Sponsor en/of CRA de studiemedicatie opnieuw vrijgeven, wordt de studiemedicatie terug in de studiestock geplaatst en kan ze opnieuw gebruikt worden.

De AeroScout Sensor Tags (en de sondes van het gebouwenbeheersysteem) worden jaarlijks door de technische dienst gekalibreerd.

Kalibratie certificaten kunnen pas opgevraagd worden nadat de studiemedicatie geleverd is. Slechts na levering is gekend in welk toestel de studiemedicatie zal bewaard worden.

De technische dienst is verantwoordelijk voor het onderhoud van alle toestellen waarin studiemedicatie bewaard wordt. Het onderhoud van de toestellen wordt iedere 6 maanden uitgevoerd.

Onderhoudscertificaten zijn beschikbaar op aanvraag via apo_studies@uzleuven.be.

Alle toestellen zijn aangesloten op de noodstroom. Indien de stroom uitvalt, wordt de noodgenerator geactiveerd. De technische dienst wordt automatisch verwittigd en tracht het probleem zo snel mogelijk op te lossen.

Studiemedicatie wordt bereid in biohazard kasten type II A2. De kwaliteitscontrole van de bioveiligheidskasten gebeurt iedere 6 maanden. Na elk accidenteel onderhoud dat de goede werking van de bioveiligheidskast kan beïnvloeden wordt een nieuwe kwaliteitscontrole uitgevoerd.

Onderhoudscertificaten van deze kasten zijn beschikbaar op aanvraag via apo_studies@uzleuven.be.

Voor het bereiden van medicatie, wordt er steeds gebruikt gemaakt van eigen UZ Leuven sjablonen in plaats van IMP worksheets die voorzien worden door de sponsor. Het gebruik van een sjabloon zorgt voor uniformiteit en verkleint de kans op fouten.

Een IMP transfer document wordt niet ingevuld door de ziekenhuisapotheek aangezien alle gegevens van afwerking en ontvangst zichtbaar zijn in ons elektronisch systeem namelijk KWS (klinisch werkstation).

Voor bereidingen maakt de apotheek zelf etiketten. Hierbij staat de volgende algemene informatie vermeldt:

• Naam patiënt
• Naam product + Interne werknaam + S-nummer + dosering
• Oplosmiddel en volume oplosmiddel
• Toedieningswijze
• Uniek nummer per bereiding
• Bereidingsdatum + bereiding uur
• Houdbaarheid na bereiding
• Vermelding ‘Uitsluitend voor klinisch onderzoek’
• Geboortedatum patiënt
• QR-code voor scanning

Doordat het etiket in grootte is beperkt, zijn extra toevoegingen (bv. patiëntennummer) niet mogelijk.

De standaard werkwijze van de ziekenhuisapotheek is werken met gesloten systemen voor de veiligheid van het personeel. Er wordt gekozen voor chemoclave van ICU medicals. Deze gesloten systemen worden voorzien door de ziekenhuisapotheek zelf en aangerekend aan de sponsor. Indien er om zeer specifieke redenen niet gewerkt kan worden met dit gesloten systeem, ontvangt de apotheek graag een schriftelijke motivatie waarom dit niet mogelijk is. Andere merken van gesloten systemen worden niet toegestaan.

De beschikbaarheid van specifiek materiaal in kader van bereidingen kan worden nagevraagd via apo_studies@uzleuven.be

Tijdens reconstitutie van studiemedicatie worden apotheek eigen bereidingsmaterialen gebruikt. Indien de Sponsor hiermee niet akkoord kan gaan in geval van compatibiliteitsproblemen dient de Sponsor zelf alternatieve materialen aan te leveren.