Bestelaanvraag
De UZ Leuven-aankoopdienst, gesitueerd in campus Gasthuisberg, behandelt bestelaanvragen van alle UZ Leuven-diensten van de campussen Gasthuisberg, Sint-Pieter, Sint-Rafaël, Pellenberg en Lubbeek. Meer dan 500 aanvragers zijn geautoriseerd om voor hun bestelunit elektronische aanvragen in het ERP-scherm van de People Soft aankoopmodule in te geven.
Hierbij kunnen ze gebruik maken van gestructureerde catalogi. Als ze in de catalogi hun gading niet vinden, plaatsen ze een aanvraag op bestelomschrijving.
Offertes vragen en aankooprapport
De bestelvoorwaarden voor alle in UZ Leuven gebruikte goederen, inclusief de steriele producten, maar exclusief medicatie, worden door de UZ Leuven-aankopers onderhandeld. Zij schrijven hiervoor regelmatig offerte-aanvragen uit.
Voor investeringsgoederen en pakketten verbruiksgoederen met een minimum aankoopwaarde van 5 000 euro moet de aankoper altijd bij minimum 3 leveranciers offertes aan te vragen. Alle aankopen van goederen en diensten met een ramingsbedrag boven de 206 000 euro excl. BTW gebeuren sinds kort volgens de wet op de overheidsopdrachten; voor de werken ligt deze drempel op 5 150 000 euro excl. BTW.
Gesubsidieerde goederen worden altijd verworven na een algemene offerte-aanvraag of uitzonderlijk via een beperkte offerte-aanvraag. Gesubsidieerde werken worden in de regel toegewezen op basis van de resultaten van een openbare aanbesteding.
Elke van deze aankoopdossiers moet afgesloten worden met een gemotiveerd aankooprapport, ondertekend door de verantwoordelijke aanvrager, de aankoper én zijn/haar diensthoofd.
Bestelaanvragen, bestemd voor externe leveranciers
Bestelaanvragen voor niet-gecatalogeerde artikelen passeren altijd de aankoper. Hij/zij vult de aanvraag aan of optimaliseert de bestelomschrijving, referentienummer, prijs en andere leveringsvoorwaarden. Hij/zij autoriseert vervolgens elektronisch de bestelaanvraag, die omgezet wordt in een bestelbon. De uitgeprinte versie wordt schriftelijk geautoriseerd door het diensthoofd of zijn vervanger en wordt vervolgens naar de firma gefaxt.
De meeste bestelaanvragen voor gecatalogiseerde artikelen worden automatisch omgezet in elektronische bestelbons die via de faxserver verzonden worden.
Bestellingen bestemd voor Hospital Logistics
Een UZ Leuven-catalogus bevat alle artikels in voorraad gehouden door Hospital Logistics (HL). Zonder tussenkomst van de aankoopdienst komen deze bestellingen via een intranetapplicatie rechtstreeks bij HL terecht. Na de orderpicking worden de goederen per UZ Leuven-dienst klaargezet in rolcontainers en ’s anderendaags per vrachtwagen tot aan de deur van de verschillende ziekenhuizen gevoerd. De interne UZ Leuven-transportploegen brengen de containers dan ter plaatse op de UZ Leuven-diensten.
Facturatie
De facturen voor de geleverde goederen komen toe op de centrale boekhouding van UZ Leuven en worden daar ook geregistreerd. Aan de hand van het unieke bestelbonnummer wordt elke factuurlijn elektronisch gelinkt aan de de bestellijn én aan de ontvangstlijn. Indien er een ‘matching’ is tussen de drie gegevens, gebeurt de betaling automatisch op de daarvoor voorziene datum.
Is er echter geen matching, bijvoorbeeld door het ontbreken van het bestelbonnummer op de factuur of door prijs- en/of hoeveelheidsafwijkingen, dan kan de factuur uiteraard niet betaald worden. De aankoper wordt hiervan elektronisch verwittigd en tracht alsnog het probleem op te lossen, zo nodig na overleg met de leverancier. In dit geval wordt de factuur uiteraard betaald. Blijken er onterecht hogere prijzen aangerekend of werd er te weinig geleverd, dan wordt aan de leverancier een kredietnota gevraagd.