De opdracht van de aankoopafdeling is het vastleggen van de prijs, leverings- en betalingsvoorwaarden,… voor de verwerving van goederen en/of diensten betrokken van derde partijen.

Jaarlijks worden er vanuit de UZ Leuven-diensten door een 500-tal geautoriseerde bestellers meer dan 660 000 elektronische bestelaanvragen naar de aankoopdienst doorgestuurd.  De aanvragen voor medicatie en steriele producten lopen via de apotheek.

Meer dan 95 procent van de aanvragen, bestemd voor de aankoopdienst, betreft producten die in elektronische catalogi opgenomen zijn.  Het merendeel van deze gecatalogeerde aanvraaglijnen gaat rechtstreeks van bij de aanvragende dienst, zonder tussenkomst van de aankoper, elektronisch naar de leveranciers, waarvan Hospital Logistics, onze logistieke service provider, de belangrijkste is (88 procent van alle UZ Leuven-bestellijnen zijn voor hem bestemd). Voor elk van deze  artikels heeft een UZ Leuven-aankoper wel de aankoopvoorwaarden onderhandeld.

De niet-gecatalogeerde aanvraaglijnen (5 procent van het totaal) worden altijd volledig door de aankoper behandeld, geautoriseerd en omgezet in een bestelling bij een externe leverancier.  Deze bestelbons worden momenteel nog gefaxt.  

Het totale aankooppakket is opgedeeld in specifieke produktpakketten die elk behandeld worden door een aankoper en zijn medewerker. De verantwoordelijkheden hierbij zijn terug te vinden in het organogram van de dienst materiaalbeheer.

Voor de behoeftebepaling wordt de aankoopploeg ondersteund door de afdeling aankoopvoorbereiding. Elke aankoper moet uiteraard permanent zijn kennis van de producten die onder zijn verantwoordelijkheid vallen, bijschaven. Dit gebeurt in de gesprekken met leveranciers, bedrijfsbezoeken, bezoeken aan beurzen, bestuderen van documentatie, enzovoort.

De aankopers zijn verantwoordelijke voor de prijs, betaal- en leveringsvoorwaarden. Daartoe schrijven zij regelmatig offerte-aanvragen uit en nodigen leveranciers uit om voor de beschreven producten een offerte in te dienen. UZ Leuven heeft een uitgebreid bestand van leveranciers die hiervoor in aanmerking komen. Altijd in overleg met de interne UZ Leuven-gebruiker wordt vervolgens bepaald wat er moet aangekocht worden. Elke aankoop moet altijd gebeuren tegen de achtergrond van een gemotiveerde aankoopbeslissing.